Todos los días pasan cosas en tu empresa o negocio, pero hay días en los que suceden cosas memorables. ¿Por qué no contarlas como es debido? ¿Qué relevancia tiene algo que sucede pero que no le cuentas a nadie?
La clave está en la comunicación. Pero no en la comunicación porque sí.

Una estrategia digital y de comunicación de calidad requiere de una labor constante, una presencia controlada y bien dirigida. Cuando se trata de un hito de tu empresa, un aniversario, un evento o feria en el que participa, una fiesta anual o la participación en unas jornadas del sector, hay que comunicarlo y hay que comunicarlo bien.

¿Qué aspectos NO debes pasar por alto?

• Cobertura en redes sociales. Deberás elegir cuáles son las más activas de la empresa y por la tipología de evento la que es más adecuada para comunicarlo. No debes dejar de tener en cuenta claves como “es mejor comunicar poco y bien”, es decir, si no puedes dar una cobertura total en todas las redes, deberás escoger la que contenga una mayor comunidad que presente mayor interacción.
• Cobertura fotográfica y audiovisual. Una máxima: que tu hito quede para la posteridad con la mayor profesionalidad posible. Unas fotografías de gran calidad, un vídeo resumen que contenga incluso entrevistas y grafismo… Se trata de una apuesta por generar contenido que después podrás utilizar en cualquier soporte de difusión y que, tratado como es debido, hablará muy bien de tu negocio.
• Cobertura de prensa. Debes plantearte antes del evento si requieres la presencia de algún medio de comunicación o algún periodista en concreto. Es interesante que te plantees a qué medios puede resultar interesante tu evento e incluso incluir alguna acción que pueda resultar de interés para atraer la atención previa de los mismos.
• Elementos gráficos y presencia de marca en el evento. Hay que cuidar cada detalle del evento, la imagen corporativa de tu empresa o negocio tiene que tener una presencia adecuada así como tiene que ser adaptada a los soportes más idóneos: photocall, banderolas, roll-up, invitaciones, acreditaciones… los elementos son infinitos. Habrá que escoger cuáles son los más adecuados según el presupuesto y el espacio el que se lleve a cabo.

¿Y después del evento?

• Difusión de nota de prensa y/o newsletter. A posteriori del evento hay que plantearse si puede resultar de interés a ciertos medios de comunicación de prensa especializada o generalista. La selección ha de ser cuidada y se ha de realizar un contacto directo para que sea efectivo. Una vez seleccionados, se les puede hacer llegar una nota de prensa junto a una galería fotografía. Por otra parte, se puede usar la base de datos de contactos propia tanto para enviar la invitación al evento como para, después del evento, enviar un newsletter con un diseño atractivo y todos los materiales gráficos y audiovisuales.
• Difusión en página web y redes sociales. Muy importante es hacer un buen post evento en redes sociales y en la página web elaborando una noticia con una galería fotográfica, el vídeo realizado para la ocasión, etc.

¿Y para finalizar?

Debes medir el éxito de tu evento analizando los siguientes aspectos:

• Número de invitados/ asistentes: Para medir la capacidad de convocatoria con tus acciones de comunicación puedes realizar una comparativa del número de invitados oficial y el número de asistentes definitivo.
• Contactos de potenciales clientes obtenidos: antes, durante y después. Hay que valorar la cantidad de nuevos contactos o la posibilidad de afianzar los que ya tenías para lo que hay que dejar un margen de tiempo razonable en función de la categoría y temporalidad de tus productos o servicios.
• Inversiones en publicidad, acciones de comunicación y resultados obtenidos. En este caso no debes tener en cuenta solo los resultados en ventas o en cierre de proyectos, sino medir a nivel de comunicación la notoriedad de marca y engagement obtenido con tus acciones de comunicación y publicidad (si es el caso).
• Impacto y repercusión obtenida a través de tus canales y acciones de comunicación externa. Es decir, ¿a cuántas personas alcanzaste con tu evento?

La medición del éxito o fracaso de la comunicación de un evento debe basarse en el grado de consecución de los objetivos que se hayan marcado, utilizando para ello los KPI´s adecuados de forma coherente de acuerdo a las necesidades y situación original de la empresa. De esta manera calcularemos el ROI (Return On Investment), es decir, el retorno de la inversión.

Y tú, ¿estás pensando organizar un evento? Podemos ayudarte a organizarlo y comunicarlo para conseguir el mayor éxito. Contáctanos.

En esta ocasión äbranding fuimos los encargados de la organización integral, diseño gráfico, cobertura en directo en las redes sociales y comunicación de la Cena Anual 2015 de ASELEC,  la Asociación de empresarios Instaladores Eléctricos, Telecomunicaciones y Energías Renovables de Valencia, que no se celebraba desde hace cuatro años. Es por este motivo, que no se trataba de un evento más, sino de un reencuentro muy especial y una celebración de la mejoría de la situación del sector eléctrico en Valencia, algo que debíamos comunicar en todas las acciones.

A partir del eje de comunicación “Apaguemos las luces y soplemos las velas un año más”, que el equipo creativo de äbranding elaboró, se diseñaron los diferentes soportes de comunicación, los cuales iban acompañados de una tarta inspirada en el plano de un circuito eléctrico.

La cena tuvo lugar en Jardines La Hacienda, en El Puig de Santa María, Valencia, donde los casi 400 invitados fueron recibidos por varios drop display con la imagen del evento y haces de luz azul, color corporativo de ASELEC. A continuación, un grupo de cinco azafatas se encargaban de recoger sus entradas e invitarles a inmortalizar el encuentro en el photocall, diseñado también especialmente para el evento. Además, en este lugar los invitados eran sorprendidos con un gobo de luz que imprimía en el suelo “Cena Anual ASELEC” junto a la tarta.

Seguidamente los invitados pasaban a la zona de cóctel, donde les esperaba un cuarteto de jazz en directo y las letras de ASELEC en tamaño gigante situadas junto a la fuente central.  Las sorpresas solo acaban de empezar…

Tras el aperitivo, era el momento de irse a cenar en un gran salón que se había preparado con todo lujo de detalles: globos azules y blancos sobre la entrada, decoración floral, música de ambiente, iluminación especial y un gran escenario al fondo con dos pantallas gigantes para cubrir la parte del acto más ceremonial.

Una vez finalizada la cena, y después de pasar un rato agradable conversando con el resto de invitados de la mesa, las mujeres fueron sorprendidas con un regalo de Joyería Vicente Biendicho, con el que posaron frente a la cámara de nuestro fotógrafo.

Justo a continuación, comenzó el acto oficial, del cual coordinamos su realización, y que fue conducido por un miembro muy apreciado de la asociación, Jaime Alcácer. Pero el momento más emotivo, vino de manos del Presidente de ASELEC, Enrique Ruiz, que tras ocho años se despedía de su cargo y que recibió una placa conmemorativa.

Seguidamente, ocho miembros que se jubilan este año subieron al escenario junto a sus esposas mientras en las pantallas proyectaban imágenes de su trayectoria profesional y personal, para recibir en manos del Presidente una placa de honor y un ramo de flores.

Después del acto, comenzó el momento más alegre y divertido de la cena donde se sortearon más de 30 regalos: TV de plasma, cafeteras, cámara de fotos e incluso viajes a Praga… cortesía de los patrocinadores, que fueron sorteados y repartidos entre los ganadores por las azafatas del evento. La ceremonia terminó con las palabras del mantenedor, que dio en último lugar paso al baile.

Sin duda, una noche memorable, tanto para ASELEC como para äbranding. Si estás buscando un organizador de tu evento, ponte en contacto con nosotros aquí y cuéntanos tu idea.